美國保險服務所(Insurance Service Office, 簡稱ISO)
當一個公司每年要分發超過4億頁的文件時, 他需要一種有效的, 經濟的文件分發方式。美國保險服務所(ISO)就存在這樣的情況。ISO是一個為財產保險和災害保險提供統計資料, 精算, 保費和理賠信息的機構。為了降低文件的制作, 分發和儲存成本及改善客戶服務, ISO研制出一種電子文件的解決方案: ISOnet---建立在Adobe Acrobat和Adobe Acrobat Capture軟件及Web基礎上的網站。
"我們之所以運用Acrobat和Acrobat Capture, 是因為它能提供一整套解決方案: 將紙張文件和電子文件轉換成一種獨立于平臺和應用程序的格式。"ISO的市場和發展部經理Rich Della Rocca說, "另外, 此格式版本與原始文件完全一致。"
ISO的紐約總部是協助保險公司預算理賠成本的。與大多數商務不一樣, 保險公司不能在眾所周知的成本上定保費。這就是為什么每年ISO要從各地的保險公司收集個人保險單的資料。而且按照法律規定, ISO必須向保險業管理者提交此資料總結, 以協助管理者評定各個州的保費。同樣, ISO還利用其數據庫的資料來提供服務, 完善市場上的保險公司, 包括提供標準的保險單, 制定費率, 保費規定及私人財產所在地點的查勘。
過去的25年里, ISO一直在向世界各地的保險公司和保險業管理者們分發紙張形式的保險單, 費率表和其它有關保險的文件。隨著需求量的增長, 資料的分發量也隨之增加。一些客戶每年都要從ISO那里收到幾十萬頁的紙張文件。
為了簡化這個過程, ISO希望通過Internet廣泛的電子形式來分發文件資料。鑒于關于保險的文件大多是正式的合同, 保證這些合同在傳遞過程中不走樣是極為重要的。"我們知道HTML格式無法保證傳遞過程中文件不走樣, 所以我們要尋找其它解決方案。" Della Rocca解釋道。ISO同樣也希望能給客戶提供一種更好的途徑去管理, 儲存和檢索龐大的ISO文件資料。
現在, ISO可運用Acrobat將原始文件---大部分是Microsoft?Word和Microsoft Excel文件---轉換成便攜文檔格式(PDF)文件。存儲在服務器上的PDF文件, 客戶可根據需要從Internet上檢索, 瀏覽, 打印和下載。PDF為分發給ISO客戶的資料提供了獨立于平臺和應用程序的可訪問文件格式。并且, PDF文件保持文件原貌---包括字體, 圖形, 費率表及保險文件的全部版式。在可檢索的PDF文件中能快速輕松地找到資料, 也有利于資料的儲存。
運用Acrobat Capture軟件, 其它ISO的紙張文件也可轉換成PDF電子文件。Capture能將紙張文件通過掃描瞬間轉換為電子文件, 并以可檢索, 可訪問的PDF文件格式傳遞。這些過程都自動化后, ISO就能運用Acrobat Capture以批處理模式成批掃描文件。"我們在不到六周的時間里將過去三年的文件全部掃描完, "Della Rocca說, "而且圖形的質量相當棒。" 今天通過Internet , ISO客戶可訪問, 下載超過25000份的PDF格式的ISO文件, 并能在任何一臺打印機上打印。唯一所需的軟件是一個瀏覽器和免費的Reader(可在Adobe的Web站點上下載)。而且, 集約緊湊的PDF文件非常容易地被快速地下載。
自從1998年6月ISOnet服務開通以來, ISO和他的客戶利用Web和PDF文件的優點已經獲益不少。由于發送PDF文件就如同把文件從電腦輸送到打印機上一樣容易, ISO不必再浪費時間和金錢把文件重新編成HTML格式在Web發布了。這直接為ISO節省了成本。"運用Acrobat, 我們每年在文件制作, 分發方面的費用得到了大幅度的減少。" Della Rocca提道。
由于PDF文件可進行全文本索引, ISO的客戶能輕松快速地找到他們所需的信息。"在過去要翻箱倒柜花上幾個小時的時間查找資料夾, 而如今只需將手指放在指定的ISO簡報或一份三年保險單上就可以了---數秒鐘的時間。" Della Rocca說。除了可輕松便捷訪問資料外, Della Rocca還提到提供PDF格式文件每年能節約客戶幾萬美元的文件整理, 儲存費用。
在ISOnet成功的基礎上, ISO計劃通過Internet分發更多PDF格式的出版物。這對于客戶來說將會方便, 即時取得大量的商業信息。Della Rocca補充道: "運用Acrobat軟件, 很容易就建立起了ISOnet, 以我們和我們的客戶來說都不需要在軟件上做很大的投資。每年我們都分發大量的文件, 運用Adobe Acrobat和Acrobat Capture 軟件, 不但改善了我們的服務, 而且降低了我們的制作和發送成本。" |
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