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寧波市保險行業協會會議管理制度實施規則

[作者：　　　時間：2010-7-20 9:42:29]

第一章     總則
第一條為提高會議質量和效率，實現會議管理規范化、制度化,切實履行寧波市保險行業協會的基本職能，保障會員單位的基本權益，根據《中國保監會關于加強保險行業協會建設的指導意見》和《寧波市保險行業協會章程》，特制定本規則。
第二條會議議事規則。會議按照民主集中制原則進行決策，實行集體領導與分工負責相結合的制度，各個成員都是平等的主體，享有同等的權利。會議實行一人一票制，須有三分之二以上有表決權的成員或代表出席才能舉行，會議表決實行舉手表決和重要決議書面表決的方式，會議決議須經到會成員或代表的過半數通過方能生效，反對票與贊成票相等時，由協會秘書處或授權會議主持人裁決。會議通過的決議所有成員必須執行。

第二章會議形式和內容
第三條本規則所稱的會議是指由寧波市保險行業協會秘書處組織的寧波市保險行業協會(以下簡稱“協會”)會員代表大會、理事會或常務理事會會議、會長辦公會議、產壽險及專業中介機構高峰會議、各專業工作委員會（或專業工作組）會議，以及協會秘書處根據工作需要組織召開的專題研討會、座談會、行業內外協調會、聯席會議、表彰大會、新聞發布會等一切會議。會議一般報請監督管理機關參加。
(一)會員代表大會是協會的最高權力機構，由上屆協會會長召集并主持，協會各會員單位的代表參加，協會秘書處部門負責人以上干部根據議題需要列席。一般每兩年召開一次，因特殊情況需提前或推遲召開時，須經理事會表決通過，報業務主管單位審查并經社團登記管理機關同意。但推遲換屆最長不超過一年。會議內容：
1、制定和修改協會章程。
    2、選舉和任免理事。
    3、審議批準理事會的工作報告和財務報告。
    4、審議理事會提議的其它事項。
（二）理事會是會員代表大會的執行機構，在代表大會閉會期間領導協會工作，對會員代表大會負責。其會議由協會會長召集并主持，協會理事參加，協會秘書處有關人員根據議題需要列席。一般每年至少召開一次會議，必要時可臨時召集或采用通訊形式召開。理事會會議內容：
1、執行會員代表大會的決議和決定；
2、選舉和罷免常務理事及其會長、副會長、秘書長；
3、籌備召開會員代表大會；
4、審議、制定協會管理制度，協會年度工作計劃、總結，財務預決算報告，人員編制；
5、通過會員入會和退會；
6、審議、決定與行業自律、維權、協調、交流和宣傳有關的重大事項。
協會設立常務理事會。常務理事會由理事會選舉產生，對理事會負責，其人數不超過理事人數的三分之一。常務理事會至少半年召開一次會議；必要時可臨時召集或采用通訊形式召開。
在理事會閉會期間，常務理事會除理事會會議內容的第2、4款外，還可增加以下會議內容：
1、研究決定個別常務理事的更換、增補、罷免；
2、決定設立秘書處內設機構和各專業工作委員會設置；
3、決定副秘書長、秘書處內設機構和各專業工作委員會主要負責人的任免；
4、向理事會報告年度工作計劃和工作報告及年度預決算；
5、審批內部管理制度等。
（三）會長辦公會議由協會會長主持，副會長、秘書長參加，協會秘書處相關部門負責人根據議題需要列席。一般每月召開一次，必要時可臨時召集。會議內容：
1、檢查會員代表大會以及理事會和常務理事會決議、決定的落實情況；
2、組織研究當地保險市場的發展規劃和重大問題；
3、商議會員單位之間的工作協調；
4、商定向理事會提交的年度工作計劃和工作報告及年度預決算；
5、審議秘書長提議的副秘書長、秘書處內設機構和各專業工作委員會設置及其干部任免等日常工作的重大事項。
（四）產壽險及專業中介機構高峰會議由輪值公司的總經理主持，相應公司的主要負責人，協會主管會長、秘書長、副秘書長及秘書處相關部門負責人參加。一般每季度分別產壽險及專業中介機構各公司輪流召開，輪流的次序按各公司進入寧波市場的時間先后排列，必要時可臨時召開。會議內容：
1、討論研究產壽險及中介市場發展情況和存在重大問題；
2、審議決定產壽險和專業中介等方面與行業自律、維權、協調、交流和宣傳有關的重大決策、重大活動計劃，簽署相關的自律公約。
（五）各專業工作委員會（或專業工作組）會議由主任委員主持，各位委員（或專業工作組成員）、協會秘書處參加。一般每月召開一次，必要時可臨時召開。會議內容：
1、研究本專業市場發展情況和存在問題及具體措施；
2、研討和制定自律公約，審擬、決定追究違約責任等與本專業有關的重大事項；
3、商量布置、落實相關的本專業工作任務和重大活動計劃。
（六）新聞發布會由協會秘書長主持，新聞單位有關部門負責人和記者、有關公司的部門負責人、嘉賓、協會秘書處有關人員等參加。一般每季度召開一次，必要時可臨時召開。會議內容：對外發布重要的產品、服務質量承諾、行業標準、重大舉措、訴訟等有關行業重要信息。
（七）協會秘書處會議
1、秘書處全體會議由協會秘書長主持，秘書處全體人員參加。一般每周一的上午9：00時召開，必要時可隨時召集。會議內容：
上周工作匯報和下周工作安排；通報秘書處的有關情況。
2、秘書長辦公會議。一般每周五的下午2：00時召開，必要時可臨時召集。會議由協會秘書長主持，副秘書長、綜合工作部主任參加，其他工作部的主任根據議題需要列席。會議內容：傳達上級有關指示精神，通報秘書處各方面工作的進展情況，交流溝通相關信息，協調各部門的近期工作，秘書處重大問題決策討論，對有關情況的專題研究。
（八）季度投訴案件分析會議。一般每季度召開一次，由協會分管秘書長主持，各會員單位信訪投訴責任人、協會秘書處有關人員等參加，主要研究分析投訴案件處理情況，提出改善管理和服務的有關措施，布置、落實相關的工作任務。
（九）其他會議。根據工作需要召開。會議由協會秘書長或副秘書長主持，有關單位的負責人或部門負責人和相關人員、協會秘書處相關人員參加。就某一問題的專題研討會、座談會等，可以得出或不得出結論。
第三章會議組織和安排
第四條會議的組織。協會需召開的各種會議由協會秘書處具體組織實施，安排一切會務工作。其中高峰會議由輪值公司主管部門和協會秘書處共同組織實施。
第五條會議的安排。要貫徹“務實、精簡、高效”的原則，在會前要做好充分準備，提高會議質量；會議議題要安排緊湊，提高會議效率；會議要充分發揚民主，集思廣益；要自覺遵守會議紀律，沒有特殊情況不允許請假；研究工作的會議要議而有決，決而有果。
第六條議題提交。會議議題由參會成員提前三天填寫“議題申報表”提交，議題材料要求簡潔清晰。提交前必須先報會員單位主要或分管領導同意后，交協會秘書處職能部門初審。經協會秘書長審定后提交會議審議。。
(一)提交的議案，若涉及幾個部門和會員單位的議題，會前要有協調意見。如涉及對具體問題處理的，必須有明確的初步意見。爭議比較大的問題，可提請協會秘書處先組織小范圍的討論，形成初步意見后再提交。不成熟的議案，不應提交會議討論。
(二)協會秘書處在會前，可主動收集各會員單位需提交的議案，并向主要或分管的協會領導匯報，取得同意后提交會議討論。
第七條材料準備。協會秘書處將準備好需提交會議學習的相關文件、討論的議題和比較成熟的研究意見等材料，經會議主持人審定后，提前發給參加會議的有關人員。
參會人員要提前閱讀有關會議文件，對提交會議討論的問題進行認真的思考，認真負責地準備發言意見。
第八條會議通知。會議通知應明確會議名稱、會議召開的時間、地點、參加對象、會議議程，要求參會對象準備的會議材料或意見，會議組織單位的聯系人姓名、電話等。
協會秘書處根據相關組織程序確定召開的會議，在做好擬定會議議題、材料準備、會場落實與布置等充分的會前準備工作后，應在會議召開前2—3天（特殊情況召開的緊急會議除外）以書面或傳真方式通知參會單位辦公室（或主管部門）。協會秘書處應對通知情況進行電話聯系，確認參會單位是否收到，并在電話記錄本中記錄通知時間、收件人姓名等，以后不再重復通知。
參會單位辦公室（或主管部門）接到會議通知后應立即主動電話回復協會秘書處予以確認是否收到，同時及時向單位主管領導報告，并通知參會對象。參會人員對于會議中需要反饋單位意見的，應進行必要的調查研究，必須事先征求單位領導的意見。會議需要提供的書面材料、數據應在會前準備好，提供的統計數據必須真實可靠。
第九條會議紀要
（一）協會秘書處或授權會議主持人應指定專人做好會議記錄，記錄一般限于筆錄。記錄要全面、準確。未經協會秘書處同意，不準查閱會議記錄。
（二）會議紀要由被指定作會議記錄的專人撰寫，以形成的決議作為整理會議紀要的依據。要把議定事項簡明、準確地表述出來。遇有需上報或不宜公開的事項可不詳細表明。
（三）會議紀要序號按年排序。紀要首頁寫明紀要序號（年度、文號）、密級、會議召開時間、地點、主持、出席、列席。
（四）會議紀要一般在會議結束后三天內寫出，緊急會議，會后立即撰寫。紀要報審核后簽發。未經批準不得外傳。
第十條決議的執行與檢查。會議形成的決議，由會議成員或成員單位按照分工，組織貫徹執行會議精神及議定事項。協會秘書處負責催辦和組織整體的督促檢查工作，落實情況要及時向主管領導報告。
（一）會議決議形成后，由協會秘書處一般可根據需要形成正式文件、會議紀要或簽署文字材料，印發至有關單位或部門進行貫徹落實。
（二）相關單位或部門要認真研究會議決議，提出落實意見，制定具體執行方案，進行貫徹落實。
（三）協會秘書處相關工作部門要及時搜集決議執行過程中的意見和建議，反饋主管領導。
（四）會議決議的執行情況由協會秘書處進行督促檢查。
第十一條會議資料的存檔。每年1月底，將上一年度的會議材料、會議原始記錄、紀要審批件和正式印發的會議紀要一并移交檔案室存檔。

第四章會議紀律
第十二條請假制度。根據會議通知要求，未經協會秘書處負責人或授權會議主持人同意，參會人員不得安排他人代會。
參會對象因公到寧波市外出差或病休等特殊情況不能參加會議的，必須嚴格履行書面請假手續，由參會單位辦公室（或主管部門）書面加蓋公章后提前1—2天向協會秘書處說明情況，同時必須明確相關工作負責人替代參加會議，并由參會對象本人書面委托，委托書中應闡明授權時間和范圍。對既不說明情況，也不書面授權，隨意派員參加的，每人次從該單位保證金中扣罰500元；對無故缺席或未予準假的，視作棄權處理，并按每人次在該單位保證金中扣罰1000元。
第十三條會議紀律
（一）參會人員要按會議通知時間準時到會，不得遲到、早退或缺席。對于遲到15分鐘以上30分鐘及以內的，個人樂助人民幣50元；遲到30分鐘以上的，只有旁聽權并作缺席處罰。對于無故早退30分鐘及以上視同缺席處理。事后對此次會議中通過的決議不能提出異議，并且要嚴格執行。
（二）會議期間須自覺關閉一切通訊工具，不得中途無故出入會場。
（三）保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內容和會議討論情況，影響決議實施。
（四）會議實行限時制，無特殊情況應按時結束。發言應確定時間，有主題、有條理、簡明扼要，嚴禁偏離主題，延誤會議進程
第十四條會議考核制度
（一）建立會議情況通報制度。協會秘書處要做好會議考勤工作，將參會人員到會情況及時匯總并向會議主持人通報。
（二）協會秘書處及時將參會人員參加會議的情況定期報送到有關單位。對于遲到早退3次以上的會議成員或代表和隨意派員，無授權書、無故缺席3次以上的公司，協會將發書面通報，并上報保險監管部門在對其單位考評和個人信用檔案中作記錄。

第五章附則
第十五條本規則自公布之日起生效。
第十六條本規則由寧波市保險行業協會秘書處負責解釋。

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